Peran CRM dalam Meningkatkan Visibilitas Sales Pipeline

Penjualan adalah hal yang kompetitif. Selain berlomba untuk menciptakan produk berkualitas, bisnis perlu menciptakan strategi penjualan yang mampu mendatangkan keuntungan. Tak jarang, bisnis menghadapi hambatan dalam meningkatkan penjualan.

Bukan karena produk yang buruk, melainkan karena sales pipeline yang tidak tersusun rapi. Hal tersebut dapat menyebabkan tim penjualan kewalahan dalam melihat peluang, hambatan-hambatan yang dialami pun tidak bisa terdeteksi sedini mungkin. Akibatnya, bisnis tidak bisa meningkatkan konversi secara sistematis.

Kurangnya visibilitas bisa menjadi salah satu penyebab buruknya pengelolaan pipeline. Namun, bisnis dapat menggunakan customer relationship management (CRM) sebagai solusi strategis. Lalu, bagaimana CRM dapat membantu kesulitan tersebut?

Mengapa Visibilitas Sales Pipeline Penting dalam Penjualan?

Sales pipeline merupakan representasi visual dari setiap tahapan penjualan hingga prospek beralih menjadi pelanggan. Semakin jelas visibilitas pipeline, semakin mudah tim penjualan merencanakan langkah pendekatan yang strategis.

Bila dilakukan secara manual, pengelolaan pipeline seringkali memiliki resiko yang tinggi. Karena data bisa saja tidak sinkron, belum lagi jika data yang terkumpul dari beberapa platform, informasi bisa tersebar dan teracak.  

Sementara itu, visibilitas pipeline yang tidak transparan akan berdampak secara signifikan pada produktivitas dan hasil kerja tim penjualan. Hal ini juga akan mempengaruhi tim dalam mengelola prioritas dan mengejar target secara lebih terukur. 

Fungsi Utama CRM dalam Memaksimalkan Sales Pipeline

Agar sales pipeline dapat berfungsi optimal, dibutuhkan sistem yang mampu memberikan gambaran menyeluruh secara real-time. Inilah yang menjadikan CRM menjadi alat wajib dalam proses penjualan modern.

Memusatkan data informasi prospek dan pelanggan

Salah satu fungsi utama CRM adalah mampu mengintegrasikan seluruh informasi terkait prospek dan pelanggan ke dalam satu platform. Dari data kontak, riwayat komunikasi, hingga tahapan negosiasi, semua tersimpan rapi dan mudah diakses kapan saja.

Data yang terpusat memungkinkan tim penjualan untuk menghindari kehilangan data. Selain itu, bisnis dapat mengatur prospek untuk ditangani oleh beberapa anggota tim. Karena riwayat percakapan tersimpan dalam satu tempat, proses follow-up dapat dilanjutkan secara konsisten. 

Melacak aktivitas penjualan secara real-time

Setiap aktivitas, seperti panggilan, email, pertemuan, atau catatan internal dapat dilacak dan diperbarui secara otomatis dalam CRM. Tim penjualan tidak perlu lagi mencatat laporan-laporan secara manual dan khawatir ketinggalan informasi. Semua anggota tim, terutama manajer, bisa melihat perkembangan terakhir dari setiap deal yang sedang atau pernah dilakukan.

Memperbarui otomatis untuk menghemat waktu dan mengurangi human error

Akurasi pipeline sangat bergantung pada ketepatan pencatatan dan pembaruan data. CRM dapat diandalkan untuk melakukan tugas-tugas tersebut, dan membantu bisnis mengurangi pekerjaan manual yang rawan kesalahan. 

Misalnya, seorang sales menyelesaikan pertemuan dengan klien, sistem CRM dapat secara otomatis memindahkan prospek ke tahapan selanjutnya dalam pipeline. Ketika bisnis menggunakan CRM terintegrasi, fitur seperti broadcast message whatsapp memungkinkan pengiriman pesan follow-up secara massal kepada prospek, sehingga tim dapat menghemat banyak waktu administratif.

Visualisasi Sales Pipeline yang Lebih Jelas dengan CRM

Saat ini, CRM sudah dilengkapi dengan fitur visualisasi sales pipeline yang modern dan intuitif. Platform CRM akan dilengkapi dengan tampilan yang terstruktur dan memudahkan tim penjualan. 

Tampilan kanban dan dashboard untuk monitoring efektif

Kanban adalah kata dalam bahasa Jepang yang berarti “papan” atau “kartu visual.” Tampilan kanban saat ini populer digunakan untuk memvisualisasikan alur kerja dan manajemen proyek. Termasuk dalam CRM, sales pipeline divisualisasikan dengan gaya kanban, seperti kolom-kolom yang bisa digeser dengan bebas secara drag-and-drop.

Selain visualisasi sales pipeline, CRM juga menyediakan dashboard atau tampilan utama yang interaktif. Tim penjualan dapat mengatur tampilan dashboard sesuka hati untuk menampilkan grafik dan metrik penting. Baik itu jumlah prospek di setiap tahapan pipeline, total deal yang sedang berjalan, hingga perkiraan waktu closing berdasarkan data historis percakapan. 

Mempermudah identifikasi hambatan dalam proses penjualan

Adanya visualisasi pipeline, hambatan atau bottleneck dapat terdeteksi lebih cepat. Misalnya, sales menyadari banyak prospek yang mandek terlalu lama, tapi hanya di tahap "negosiasi" saja. Manajer bisa segera mengambil langkah untuk menyusun strategi baru agar dapat mempercepat proses negosiasi tersebut.

Sehingga memungkinkan tim sales untuk melakukan perbaikan berdasarkan data, bukan semata-mata karena asumsi pribadi. Ketepatan dalam mengambil tindakan ini kemudian menjadi kunci dalam meningkatkan rasio konversi dan performa keseluruhan pipeline.

Analisis Data dan Laporan Pipeline untuk Pengambilan Keputusan

Membicarakan visibilitas sales pipeline tidak selalu tentang siapa ada di tahap apa. Tapi juga tentang memahami performa pipeline secara keseluruhan. Maksudnya, bisnis perlu mengetahui laporan dan analisis berbasis data, yang mampu mendukung pengambilan keputusan yang tepat secepat mungkin.

Menilai tingkat konversi dalam tahapan pipeline

CRM memungkinkan perusahaan untuk melihat rasio konversi antara satu tahap ke tahap lainnya. Misalnya:

• Berapa persen prospek yang berpindah dari tahap lead ke qualified?

• Di tahap mana kebanyakan deal gagal?

Data ini membantu tim sales dan manajer mengevaluasi pendekatan mereka dan menyesuaikan strategi berdasarkan titik lemah yang ditemukan.

Mengukur performa tim berdasarkan data objektif

Selain memantau pipeline, CRM juga dapat mencatat kontribusi individu dari setiap anggota tim sales. Sistem dapat menampilkan jumlah deal yang ditangani oleh masing-masing sales, rata-rata nilai deal yang ditangani, hingga lama waktu yang dibutuhkan untuk menutup sebuah deal.

Dengan data-data tersebut, manajer dapat memberikan feedback faktual dan menetapkan target yang realistis sesuai riwayat kinerja anggota tim. Begitu juga dengan tim, dapat terdorong untuk bekerja dengan produktif, karena kinerjanya terlihat dan dihargai secara transparan.

CRM Membantu Forecasting Penjualan yang Lebih Akurat

Selanjutnya, penggunaan CRM dalam manajemen sales pipeline adalah membantu sales forecasting atau proyeksi pendapatan di masa mendatang. Perusahaan yang mampu memprediksi penjualannya dengan akurat memiliki keunggulan kompetitif dalam merencanakan anggaran, alokasi sumber daya, dan pertumbuhan jangka panjang.

CRM modern akan menyertakan fitur analitik yang memungkinkan tim penjualan memanfaatkan data historis untuk membuat prediksi yang lebih realistis. Sistem akan menghitung probabilitas closing dari setiap prospek dalam pipeline. Hal ini sangat membantu dalam memperkirakan pendapatan yang bisa dicapai dalam periode tertentu.

Kolaborasi Tim Sales dan Marketing yang Lebih Solid

Efektivitas sales pipeline tidak hanya ditentukan oleh tim sales saja. Tim marketing, customer support, bahkan product team, juga memiliki kontribusi yang sama terhadap keberhasilan pipeline.

Salah satu cara paling efektif untuk memperkuat kolaborasi dan memperluas jaringan prospek adalah dengan mengintegrasikan CRM dengan platform eksternal, seperti LinkedIn. Integrasi ini memungkinkan tim sales untuk menarik prospek langsung dari jaringan profesional dan mempercepat proses kualifikasi prospek.

Dengan CRM sebagai satu-satunya sumber data, setiap tim dapat bekerja berdasarkan data yang sama. Menghindarkan bisnis dari duplikasi kerja seperti menghubungi prospek yang sama dua kali oleh dua tim berbeda, dan memastikan setiap interaksi pelanggan tetap relevan.

Dalam proses penjualan yang kompleks dan kompetitif, visibilitas terhadap sales pipeline menjadi pemahaman yang jelas tentang posisi setiap prospek. CRM tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memperbesar peluang closing secara signifikan.